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Automatisierung2026

Belegverarbeitung & DATEV-Export

88 unsortierte Beleg-Scans werden zu einer prüfbaren, direkt in DATEV importierbaren Buchhaltung — inklusive automatischem Beleglink und ZIP-Belegpaket.

Role
Konzept & Umsetzung
Client
Ferienvermietung (2 Appartements)
Year
2026
Category
Automatisierung
PythonGhostscriptPopplerPillowDATEV DTVF

So läuft das Projekt

  1. Roh-Scans (PDF)Eingang

    88 Belege, uneinheitlich

  2. 1Belegaufbereitung

    Split & Zuschnitt

    GhostscriptPopplerPillow

    Sammelscans werden automatisiert zerlegt — ein Beleg, eine Datei. Drei Verfahren je nach Vorlage: verlustfreie Seitenextraktion (Ghostscript), Zusammenfassung von Seitenbereichen für mehrseitige Rechnungen und Bildzuschnitt bei Doppelseiten (Poppler rendert, Pillow schneidet). Die Hälften überlappen leicht, damit am Schnittrand kein Beleg verloren geht. Dubletten werden erkannt und ausgesteuert.

  3. 2Normalisierung

    sprechende Namen, Dubletten-Abgleich

    Kryptische Scanner-Dateinamen werden durch sprechende, firmenbasierte Namen ersetzt (etwa „Amazon – Dyson-Akku“). Über mehrere Scan-Durchläufe hinweg wird abgeglichen, welche Belege bereits erfasst sind, damit zwischen den Durchläufen nichts doppelt in die Buchhaltung läuft.

  4. BankauszügeEingang

    Zahlungsabgleich

  5. 3Datenerfassung

    JSON je Beleg · SKR03-Kontierung

    Zu jedem Beleg entsteht ein strukturierter Datensatz (JSON): Firma und tatsächlicher Händler, Rechnungsnummer und Daten, alle Einzelpositionen mit Netto, Brutto und Steuersatz sowie ein Kontierungsvorschlag nach SKR03 samt kurzer Begründung. Ein Bankabgleich hält fest, ob eine Zahlung durch einen Kontoumsatz bestätigt, nur auf dem Beleg vermerkt oder noch offen ist.

  6. 4Prüf-Oberfläche

    HTML, im Browser editierbar

    Aus allen Datensätzen entsteht eine einzelne HTML-Datei ohne Server, Datenbank oder Internet. Belege lassen sich aufklappen, sortieren und direkt im Browser korrigieren; Warnhinweise melden unstimmige Summen oder gemischte Steuersätze. Korrekturen werden in die Datensätze zurückgeschrieben, ein Klick erzeugt die DATEV-Datei.

  7. 5DATEV-Export

    importfertig

    Der Export erzeugt ein vollständiges Importpaket: Buchungsstapel je Wirtschaftsjahr im DTVF-Format, zeichengenau am DATEV-Muster (125 Spalten, CP1252). Konsistenzprüfungen stellen sicher, dass jeder referenzierte Beleg als Datei vorliegt und die GUIDs zwischen Stapel und Verzeichnisdatei übereinstimmen.

  8. BuchungsstapelErgebnis

    DTVF, je Wirtschaftsjahr

  9. document.xmlErgebnis

    Beleglink (GUID / BEDI)

  10. BelegpaketErgebnis

    ZIP, DATEV-Belegtransfer

Ausgangslage

Über rund 15 Monate sind für zwei Ferienappartements Eingangsrechnungen und Kassenbons angefallen — ausschließlich als eingescannte PDFs, in uneinheitlicher Form: mal eine Rechnung pro Datei, mal ein Sammelscan mit vielen Rechnungen hintereinander, mal eine Doppelseite mit zwei Bons nebeneinander. Die Dateinamen waren reine Scanner-Zeitstempel ohne Bezug zum Inhalt.

Ziel war eine prüfbare, nachvollziehbare und direkt in DATEV importierbare Buchhaltung, die der Steuerberater ohne manuelle Nacherfassung übernehmen kann.

Umfang

88 Einzelbelege wurden aufbereitet, inhaltlich erfasst und strukturiert abgelegt. Aus dem ersten vollständig exportierten Teilbestand entstanden 42 Buchungssätze über drei Wirtschaftsjahre — aus 21 Original-Scans, die in 37 Einzelbelege aufgeteilt wurden. Bruttovolumen dieses Stapels: 5.275,44 €.

Die fünf Stufen

Der Ablauf oben zeigt die Verarbeitungsstrecke vom rohen Scan bis zur importfertigen DATEV-Datei. Ein Klick auf eine Stufe öffnet ihre Details.

Kern ist die durchgängige Kette: Die Aufbereitung zerlegt Sammelscans in Einzelbelege, die Normalisierung vergibt sprechende Namen, die Datenerfassung legt je Beleg einen strukturierten Datensatz mit SKR03-Kontierung an, die Prüf-Oberfläche macht alles im Browser kontrollier- und korrigierbar, und der Export erzeugt das fertige DATEV-Paket.

Steuerliche Logik

Die Kontierung ist nicht rein mechanisch. Belege mit gemischten Steuersätzen werden je Satz auf eine eigene Zeile aufgeteilt; OSS/IOSS-Fälle ausländischer Händler werden gesondert markiert; steuerfreie Umsätze laufen ohne Steuerschlüssel. Grenzfälle wie geringwertige Wirtschaftsgüter oder Gutschriften werden im Datensatz vermerkt und zur Prüfung gekennzeichnet.

Ergebnis

Am Ende steht ein Importpaket aus Buchungsstapeln je Wirtschaftsjahr, einer Verzeichnisdatei für den automatischen Beleglink und einem ZIP-Belegpaket — dazu eine Import-Anleitung für die Kanzlei. Die abschließende steuerliche Würdigung bleibt beim Steuerberater; die Kontierungsvorschläge sind durchgängig als solche gekennzeichnet.